Программа курса «Компьютерное делопроизводство (делопроизводство в MS Word+ MS Outlook)» предназначена для подготовки секретарей, офис-менеджеров, специалистов занимающихся делопроизводством на предприятиях.

Цель курса:

• обзор основных правил оформления машинописных работ
• формирование системы знаний и умений оформления основных документов предприятия в соответствии с ГОСТ РФ
• обзор основных принципов движения документов внутри предприятия.

Уровень предварительной подготовки: навыки работы с операционной системой Windows и текстовым редактором MS Word.

Материалы курса: Каждый слушатель получает пособие с материалами курса

По окончании обучения Вы будете уметь:

• правильно оформлять различные элементы текста – знаки пунктуации, таблицы, приложения и т.д
• правильно оформлять основные документы предприятия – письма, служебные записки, протоколы и т.д.
• использовать возможности программы MS Outlook

Содержание курса:

Делопроизводство в MS Word

1. Правила оформления машинописных работ
   • Знаки препинания.
   • Символы, индексы.
   • Числа и порядковые числительные.
   • Правила оформления дат.
   • Правила оформления списков, разбивка текста на составные части.
   • Правила оформления абзацев.
   • Правила оформления заголовков и подзаголовков.
   • Сокращение слов в тексте.
   • Правила и способы выделения в тексте.
   • Правила оформления сносок.
   • Правила оформления таблиц.
   • Правила оформления примечаний.
   • Правила оформления приложений.
   • Поля документа.
   • Нумерация страниц.
   • Корректурные знаки.
2. Реквизиты, бланки
   • Правила оформления реквизитов.
   • Реквизит эмблема организации.
   • Реквизит код организации.
   • Реквизит код формы документа.
   • Реквизит наименование организации.
   • Реквизит справочные данные об организации.
   • Реквизит наименование вида документа.
   • Реквизит дата документа.
   • Реквизит регистрационный номер документа.
   • Реквизит ссылка на регистрационный номер и дату документа.
   • Реквизит гриф ограничения доступа к документу.
   • Реквизит адресат.
   • Реквизит утверждения документа.
   • Реквизит резолюция.
   • Реквизит заголовок к тексту.
   • Реквизит отметка о контроле.
   • Реквизит текст документа.
   • Реквизит отметка о наличии приложений.
   • Реквизит подпись.
   • Реквизит визы согласования документа.
   • Реквизит печать.
   • Реквизит отметка об исполнителе.
   • Реквизит об исполнении документа и направлении его в дело.
   • Реквизит отметка о поступлении документа в организацию.
   • Реквизит идентификатор электронной копии документа.
   • Требования к бланкам документов предприятия.
3. Основные документы управления
   • Приказы по основной деятельности.
   • Протоколы.
   • Акты.
   • Служебные, докладные записки.
   • Договоры.
   • Распоряжения.
   • Решения.
   • Письма.
   • Факсы.
   • Справки.
   • Телефонограмма.
4. Организация работы с документами
   • Обработка поступающих документов.
   • Обработка отправляемых документов.
   • Порядок работы с внутренними документами.
   • Регистрация и контроль исполнения документов.
   • Составление номенклатуры дел.
   • Формирование и оперативное хранение дел.

MS Outlook

1. Электронная почта
   • Адреса
   • Создание и отправка сообщения.
   • Получение почтовых сообщений.
   • Присоединение файла к сообщению.
   • Ответ на сообщение.
   • Пересылка сообщения.
   • Добавление автоматической подписи к сообщению.
   • Автоматическое уведомление о получении новой почты.
   • Пометки сообщения.
   • Уведомление о доставке и прочтении сообщения.
   • Кнопки голосования.
   • Отложенная отправка.
   • Автоматический ответ на сообщение.
2. Папки Outlook
   • Создание новых папок и подпапок.
   • Работа с файлами и папками при помощи Microsoft Outlook.
   • Перемещение элементов.
   • Включение новых групп и ярлыков на панель Outlook.
3. Основы календарного планирования
   • Папка Календарь.
   • Основные понятия.
   • Просмотр расписания на день, неделю, месяц.
   • Планирование встреч.
   • Планирование событий.
   • Редактирование единичных элементов расписания.
   • Редактирование повторяющихся встреч и событий.
   • Параметры папки Календарь.
   • Создание собрания.
   • Приглашение участников.
   • Выбор времени собрания и отправка приглашений.
   • Ответы на приглашение.
   • Просмотр ответов на приглашение.
   • Редактирование собрания.
   • Отмена собрания.
4. Список задач
   • Папка Задачи.
   • Просмотр и удаление элементов.
   • Создание задачи. Редактирование задач.
   • Повторяющиеся задачи.
   • Задачи и поручения.
   • Принятие и отклонение задачи.
   • Отчет по задаче.
   • Переназначение задачи.
5. Адресные книги. Контакты
   • Адресные книги.
   • Создание и редактирование записей в адресной книге.
   • Создание списков рассылки.
   • База данных Контакты.
   • Создание контакта.
   • Импорт записей из личной адресной книги в базу данных Контакты.
   • Создание сообщения контакту.
6. Папка Дневник. Папка Заметки
   • Папка Дневник.
   • Создание записей в дневнике.
   • Автоматизация записи длительности действия.
   • Автоматизация создания записей в дневнике.
   • Дополнительные возможности автоматизации ведения дневника.
   • Папка Заметки.
   • Создание и редактирование заметок.
   • Создание сообщения на основе заметки.
7. Работа с представлениями
   • Представления папки Входящие.
   • Представления папки Календарь.
   • Представления папки Задачи.
   • Представления папки Контакты.
   • Представления папки Дневник.
   • Представления папки Заметки.
   • Изменение представлений.
   • Создание новых представлений.
8. Печать в Outlook. Поиск
   • Печать сообщений и представлений.
   • Печать представлений и элементов различных типов.
   • Стили печати. Печать представления День/Неделя/Месяц.
   • Общие сведения о поиске информации в Microsoft Outlook .
   • Поиск элементов, содержащих данный текст или принадлежащих к данной категории.
   • Поиск сообщений.
   • Дополнительные параметры поиска сообщений.
   • Сохранение условий поиска.
   • Делегирование прав доступа к папкам.
   • Автоматическая архивация элементов Outlook.